Les anniversaires sont des événements de communication importants qui peuvent être planifiés longtemps à l'avance. C'est l'occasion de passer en revue les étapes importantes tout en se projetant dans l'avenir. L'occasion parfaite pour une entreprise de communiquer et de célébrer son histoire en interne et en externe.
La planification de la fête d’anniversaire est un long processus qui nécessite de nombreuses clarifications internes. Selon la disponibilité et l’expertise de ton service marketing et événementiel, il peut être judicieux de faire appel à un prestataire de services. Un expert en communication en direct peut t’aider tout au long du processus qui couvre la conception, la planification et la réalisation. C’est toi qui décides à quel moment du processus il intervient, en fonction de tes besoins et de tes ressources. Un expert en communication en direct peut également intervenir au début et élaborer avec toi le processus, le concept et le contenu en fonction de tes besoins et de tes objectifs.
Notre recommandation: démarre ta planification au moins un an à l’avance si tu veux faire de ton anniversaire un événement spécial qui enthousiasme, surprend et reste en mémoire de ton groupe cible
Anniversaire : 100 ans de Schweizer Illustrierte
La planification annuelle de ton événement d’anniversaire est divisée en 4 phases de 3 mois chacune.
En premier lieu, les trois premiers mois sont consacrés à la collecte de potentielles idées pour l’événement et à la définition des besoins et des objectifs. Il faut au départ plusieurs possibilités pour organiser un événement, afin de prendre la meilleure décision possible pour répondre aux attentes de tous les invités.
La première phase de la planification prépare les éléments de base pour toutes les autres étapes, à savoir l’organisation et la conception de l’événement:
| 1. Le groupe cible |
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| 2. Trouver des idées |
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| 3. Type d’événement: |
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Après la planification sommaire, tu concrétises l’idée et vérifies sa faisabilité:
| Le budget | Qu’est-ce qui coûte combien? |
| Le timing: | Quels sont les postes qui nécessitent le plus de préparation? |
| Le personnel |
Pour quelles tâches as-tu besoin de personnel? |
| Le programme | Faut-il réserver les artistes/protagonistes? |
| Le lieu |
Quels sont les lieux qui entrent en ligne de compte? |
| Date de l’événement | Quand l’événement doit-il avoir lieu? |
Pour donner une touche spéciale à ton anniversaire, envoie déjà les cartes «Save the Date» dans le design de ta communication événementielle. Elles seront appréciées, non seulement par les clients mais aussi les partenaires, prestataires de services et collaborateurs. En particulier en interne, l’événement suscitera l’enthousiasme: Ce n’est pas juste un autre événement d’entreprise.
À partir du septième mois au plus tard, tu devras définir et réserver les prestataires et fournisseurs dont tu as besoin, comme par exemple:
 la technique |
le contenu |
| le mobilier |
le traiteur |
| le personnel |
le lieu & la décoration |
Il ne faut pas non plus oublier les autorisations diverses pour ce genre de festivités, si ton anniversaire se déroule à l‘extérieur ou dans un lieu événementiel.
Il ne reste plus que quelques mois avant ton événement – commence dès maintenant à planifier la pré- et la post-communication.
Au cours des trois derniers mois, tu commences à mettre en œuvre ton projet et à produire du contenu ou des produits dont le temps de production est plus long, comme par ex:
| le contenu, la scénographie |
les costumes |
| les construcions |
le décor de scène |
De plus, tu peux intégrer des modifications en fonction de la situation et selon les réalités auxquelles il faut faire face pendant la phase de finalisation:
« Cultivating wow » – Pour toi, nous cherchons des solutions intelligentes et individuelles qui sont marquantes et restent durablement dans la mémoire de tes invités.
Un événement n’a pas qu’un seul point culminant, mais il permet aux invités de vivre plusieurs moments forts grâce à une dramaturgie bien pensée. Cette planification méticuleuse du déroulement des moments forts nécessite une mise en scène cohérente en incluant des phases de détente, afin de créer une expérience efficace et unique pour tous.
En tant qu’entreprise suisse leader dans le domaine de la communication en direct, nous disposons d’une expertise de plusieurs décennies dans l’organisation de tous les types d’événements. Nous te proposons tous les services d’un seul tenant, du conseil à la planification en passant par la conception et la création ainsi que la réalisation. Bien entendu, il est également possible de nous demander des services individuels ou modulaires dans des domaines spécifiques. Notre équipe qui compte près de 130 experts travaille dans plus de 40 domaines différents et est spécialisée dans la planification, la création et la réalisation d’expériences événementielles.
