10 Tipps für deine Eventplanung

Tipp 1: Kick-off & Schulterblicke initiieren

Bevor du mit der detaillierten Eventplanung startest, ist es empfehlenswert, mit den relevanten Stakeholdern einen gemeinsamen Kick-off abzuhalten, um alle zu den Zielen und dem Umfang des Events abzuholen. Wichtig ist auch, dass du das Timing mit den wichtigsten Milestones aufgleist, sowie interne Deadlines berücksichtigst. Hilfreich ist, mit einem webbasierten Projektmanagement Tool zu arbeiten – wir verwenden Asana, auf das alle Beteiligten in real time Zugriff auf den Projektstand sowie ihre Tasks haben. Zudem kannst du dir viele Fragen sparen, wenn du in regelmässigen Abständen kurze Schulterblicke planst – Meetings von 15 Minuten – um den Status Quo und Next Steps zu kommunizieren.

Tipp 2: Event-Dokumentation führen

Wir empfehlen dir eine zentrale Ablage aller Dokumente und Materialien, damit sich alle Projektbeteiligten zurechtfinden. Auch kannst du so eine effiziente Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams gestalten. Dies ist ebenso relevant für Ferienvertretungen, damit das Projekt nahtlos weitergeplant werden kann. Auch für die Eventnachbearbeitung kannst du dir viel Zeit und Arbeit sparen, wenn du von Beginn weg ein ordentliches Ablagesystem führst.

Tipp 3: Location-Scouting priorisieren

Warte mit deiner Location-Anfrage nicht zu lange, wenn du deine Wunsch-Venue gefunden hast. Dein Event steht und fällt mit dem passenden Veranstaltungsort.

Viele Eventlocations sind oft Monate oder gar Jahre im Voraus ausgebucht. Und je spezieller deine Anforderungen an die Location sind, desto schwieriger gestaltet sich das Scouting. Zudem solltest du auch immer Ferien und Feiertage berücksichtigen.

Tipp 4: Catering-Infrastruktur berücksichtigen

Wir wissen alle, dass die Kulinarik an einem Event nicht zu kurz kommen darf. Du planst ein besonderes Menü für deinen Anlass? Deine Eventlocation ist jedoch an einem ausgefallenen Ort – auf dem Berg, in einem Zelt? Dann solltest du dir im Vorfeld mit der Location anschauen, ob deine Vorstellungen umsetzbar sind. Hat es genug Platz? Ist die Infrastruktur für das Catering vor Ort vorhanden? Sind Carteringwege für den Service begehbar? Ist eine Zufahrt für die Anlieferung gewährleistet? Ohne Abklärung der Details kannst du Gefahr laufen, dass du am Eventtag plötzlich einen kulinarischen Plan B benötigst.

Tipp 5: Genehmigungen bedenken

Je nachdem was du für eine Eventlocation ausgewählt hast – bestehender Veranstaltungsort oder individueller Bau – müssen diverse Bewilligungen eingeholt werden. Diese müssen oftmals bei den Gemeinden angefragt werden, wie z. B. für die Betriebsbewilligung für die Musik, extra Bauten auf dem Gelände, Feuerwerk, Drohnen etc.. Auch die Zu- und Abfuhr von Frisch- und Grauwasser sowie der Anschluss ans Stromnetz ist bei temporären Bauten zu berücksichtigen. Definiere klar, wer diese Genehmigungen einholt, manche bedürfen Vorlaufzeit.

Tipp 6: Notfallkontakte speichern

Habe eine Liste mit Notfallkontakten der wichtigsten Lieferanten und Dienstleister immer griffbereit: Einen Partner, der binnen 24 Stunden einen neuen Print oder Banner produziert. Eine Personalagentur für Hostessen, wenn es krankheitsbedingte Ausfälle gibt. Kurzfristige Übernachtungsmöglichkeiten um den Veranstaltungsort herum. Einen Kurier für allfällige Besorgungen und Fahrten. Somit bist du bestens vorbereitet, wenn unverhoffte Situationen eintreffen.

Tipp 7: Customer Journey durchdenken

Deine Gäste sollen sich von Anfang bis Ende der Veranstaltung wohlfühlen. Konzipiere eine Customer Journey, die alle Touchpoints berücksichtigt: von der Anfahrt und dem Einlass über die Show und Aktivitäten bis hin zum Catering, WC sowie den Fluchtwegen. Damit verhinderst du, dass «Stauzonen» entstehen.

Tipp 8: Kundenbedürfnisse kennen

Kennst du die besonderen Bedürfnisse deiner Gäste? Zu berücksichtigen ist insbesondere das hindernisfreie Eventerlebnis für Personen mit eingeschränkter Mobilität. Aber auch die Zugänglichkeit der Location mit dem vorgegebenen Dresscode, der je nach Veranstaltungsort weitere Bauten bedingt. On top sollten alle Menschen auf deinem Event angesprochen und deren Grundbedürfnisse erfüllt werden, wie z. B. die Kommunikation von All-Gender-Toiletten.

Tipp 9: Linguistik einplanen

Planst du einen mehrsprachigen Event? In dem Fall solltest du bedenken, dass du die gesamte Kommunikation auf dem Event in die verschiedenen Sprachen oder in eine gemeinsam verständliche Sprache übersetzt und abbildest. Dies gilt für den Jingle wie auch für Bauchbinden und Präsentationen.

Bei der Dolmetscher-Planung solltest du berücksichtigen, dass Dolmetscher max. 45 Minuten am Stück arbeiten. Events, die über das Zeitfenster hinaus andauern, benötigen weiteres Personal. Auch an den Platz ist zu denken: Pro Dolmetscher bedarf es eine Kabine.

Tipp 10: Arbeitsgesetz beachten

Wenn du ein Team für den Auf- und Abbau engagierst, sind 10 Arbeitsstunden am Stück pro Person erlaubt. Falls dein Event mehr Zeit in Anspruch nimmt, bedenke, dass dann weitere Schichten hinzukommen. Dies bedeutet Mehrkosten für dich. Weisst du von vornherein, dass du nicht mit dem Auf- und Abbau-Timing hinkommst, solltest du in zwei Schichten planen, was dir mehr Sicherheit gibt. Zudem solltest du auch Pufferzeiten einberechnen, wenn es z. B. einen Unfall oder Stau gibt, die Warenanlieferung oder Zollabwicklung länger dauert. Arbeitest du mit ausländischen Freelancern zusammen, musst du wissen, dass diese nur max. 90 Arbeitstage pro Jahr in der Schweiz arbeiten dürfen.

Du hast Fragen?

Die Planung eines erfolgreichen Events ist komplex und bedarf ein Projektmanagement bis ins kleinste Detail, um ein Erlebnis für alle Teilnehmer zu kreieren. Bei Fragen sind wir gerne für dich da und unterstützen dich mit unserer jahrzehntelangen Expertise in der Planung, Realisation sowie Umsetzung von Events: mail@habegger.ch.

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